Wenn Unternehmen von Kunden einen Projektauftrag erhalten, so sind hiermit gewisse Erwartungen verbunden. Neben der Lieferung der vereinbarten Projekt Ergebnisse sind dies Themen, die mit dem Projektmanagement zu tun haben.
Kunden haben vom Projektmanagement bestimmte Erwartungen. Ihre eigene Mitwirkung allerdings ist dabei meist kritisch zu sehen.
Werkverträge
Natürlich möchte ein Kunde am liebsten einen Werkvertrag abschließen, bei dem das Lieferobjekt in der gewünschten Qualität zu einem vorgegebenen Zeitpunkt und für ein definiertes Budget im Projekt erarbeitet wird. Hierfür ist ein eindeutig beschriebener Projektauftrag mit möglichst exakten Spezifikationen notwendig. Dies überfordert häufig bereits die Kunden. Auch das spätere Einfordern von Change Request Aufträgen, die neues Geld und Budget und Zeit benötigen, wird nur ungern gesehen. Das Projekt in Phasen aufzuteilen oder ein „Vorprojekt“ aufzusetzen, bei dem zunächst ein sogenanntes Lastenheft mit den Spezifikationen erarbeitet wird, kann hier helfen.
Flexibilität
Gerne fordert ein Kunde die Flexibilität, Ziele zu verändern und Wünsche nachzureichen. Daher möchte er ein agiles Projektmanagement eingesetzt wissen. Das ein Kunde während der Projektzeit bei einer agilen Vorgehensweise permanent mitarbeiten muss, um Details zu klären, wird zwar in der Theorie gefordert, ist aber in der Praxis oft nicht darstellbar. In traditionellen Projekten sind es die sogenannten Change Requests, mit denen neue Anforderungen ins Projekt eingebracht werden. Hierfür ist ein Genehmigungsprozess mit schriftlicher Dokumentation zu etablieren. Es ist darauf zu achten, dass für solche CRs der Aufwand geringgehalten wird. Bei agilen Verfahren können dagegen jederzeit neue Anforderungen als sogenannte User Stories aufgenommen werden.
Einblicke in die Projektdurchführung
Es ist in jedem Fall notwendig, als Unternehmen, das ein Projekt bearbeiten soll und das den Projektleiter stellt, frühzeitig dem Kunden seine Mitwirkungspflicht klar zu machen. Wie ein Projekt abgewickelt wird, ist eigentlich Sache des durchführenden Unternehmens bzw. des Projektleiters. Klar ist aber auch, dass Kunden häufig eine Mitsprache wünschen. Das Projekt soll in definierten Phasen ablaufen und an bestimmten Meilensteinen werden Zwischenergebnisse erwartet. Für das Projekt Controlling werden meist Terminsequenzen für Statusberichte festgelegt. Als Grund hierfür kann das berechtigte Interesse von Kunden angeführt werden, die in jedem Projekt vorhandenen Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Auch für den Auftragnehmer, der ein Projekt durchführt, kann dies durchaus eine Hilfe sein, solange die Controlling Bürokratie keine Überhand nimmt. Grundsätzlich sollte jeder Kontakt mit dem Auftraggeber genutzt werden, die eigenen Projektarbeiten abzusichern.
Nutzung eigener PM-Standards
Erfahrene Kunden und große Auftraggeber haben häufig eigene Projektmanagement Standards. Für diese Unternehmen wäre es sehr angenehm, wenn ein Lieferant nach diesen spezifischen Projektmanagement Standards vorgeht. Wenn ein Unternehmen allerdings für mehrere Kunden Projekte durchführt, ist dies kaum möglich. Als Lösung bietet sich hier die ISO-Norm 21500 an. Mit den Projektmanagement Leitlinien ISO 21500 ist ein Standard verfügbar, der sich als kleinster gemeinsamer Nenner aller Projektmanagement Vorgehensweisen und Konzepte versteht. Dieser Standard ist auf knapp 50 Seiten beschrieben und stellt die wesentlichen Begrifflichkeiten, Konzepte, Prozesse und Themen des Projektmanagements dar.
Projektmanagement Zertifizierung
Zunehmend werden in Projektausschreibungen oder Angebotsaufforderungen Nachweise über die Projektmanagement Kompetenz gefordert. Von den Projektleitern oder am besten vom gesamten Unternehmen des Lieferanten werden Zertifizierungen zum Projektmanagement verlangt. Auch hierbei wird häufig die ISO 21500 als Standard genannt und verlangt.
Zertifizierungen nach ISO 21500 sind sowohl für Personen als auch für Unternehmen zu relativ günstigen Konditionen und Aufwänden zu erlangen. Informationen hierüber bietet die Plattform ISO21500.de.
Zu all diesen genannten Punkten bieten ich mit meiner TRAVISION oder auch als Partner der project-inline Beratung, Coachings und Trainings.
