Eine der wesentlichen Herausforderungen im Projektmanagement ist die Komplexität.
Projektmanagement nach dem internationalen Standard ISO 21500 bietet eine klare und strukturierte Herangehensweise an die Organisation und Durchführung von Projekten. Projekte bestehen aus vielen unterschiedlichen Aufgaben, Teammitgliedern, Zielen, Risiken und Ressourcenbeschränkungen. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, ist die Fähigkeit, Muster zu erkennen und zu nutzen, entscheidend.
Warum reduziert Mustererkennung die Komplexität?
Mustererkennung bedeutet, wiederkehrende Strukturen und Prozesse in verschiedenen Projekten, Organisationen, Prozessen und Standards zu identifizieren. Beispielsweise mögen Programme, Projekt, Teilprojekte oder Arbeitspakete auf den ersten Blick unterschiedlich erscheinen, aber auf einer höheren Ebene funktionieren sie oft nach den gleichen Prinzipien. Sie alle bestehen aus Aufgaben, die geplant, überwacht und abgeschlossen werden müssen. Indem wir diese Muster erkennen, ist die Komplexität zu reduzieren, da wir ähnliche Vorgehenswesen und Hilfsmittel nutzen können.
Durch die systematische Anwendung von Projektmanagement-Techniken auf verschiedenen Ebenen – sei es bei großen Programmen, kleinen Projekten oder Teilprojekten – können immer wieder die bekannten und bewährten Methoden konsistent eingesetzt werden. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen, weniger Fehlern und einer schnelleren Anpassung an neue Herausforderungen.
Wiederkehrende Muster im Projektmanagement
1. Delegation von Aufträgen und Aufgaben
In Projekten jeder Größe und Art spielt die Delegation eine zentrale Rolle. Manager müssen Aufgaben an die richtigen Personen oder Teams delegieren, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient erledigt wird. Unabhängig von der Größe des Projekts ist die Herausforderung, die richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben zu identifizieren, ein wiederkehrendes Muster. Durch die frühzeitige Erkennung dieser Notwendigkeit und die Anwendung von etablierten Delegationstechniken können Manager den Arbeitsfluss optimieren und Engpässe vermeiden.
2. Aufteilung in kleinere Einheiten
Ein weiteres Muster, das sich in Projekten aller Größenordnungen zeigt, ist die Notwendigkeit, das Gesamtprojekt in kleinere, handhabbare Teile aufzuteilen. Dieses Aufgliedern ist in den Projektmanagement Leitlinien der ISO 21500 als Projektstrukturplan bzw. Work Breakdown Struktur fest verankert und gilt sowohl für Programme, Projekte als auch für Arbeitspakete. Eine klare Struktur, in der jede Einheit spezifische Aufgaben und Ziele hat, erleichtert die Kontrolle und Übersicht.
3. Risikomanagement
Risiken treten in jedem Projekt auf. Das Erkennen von Risiken und das Entwickeln von Strategien zu ihrer Minimierung ist ein universelles Prinzip im Projektmanagement. Mustererkennung hilft, bekannte Risiken frühzeitig zu identifizieren und durch bewährte Risikomanagement-Techniken effizient zu handeln. Indem ähnliche Risikosituationen miteinander verglichen werden, können Teams schnell reagieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen, bevor sie skalieren.
Ähnlich wie das Risikomanagement sind Chancen‑, Problem- und Stakeholdermanagement durchzuführen. Man identifiziert die einzelnen Themen, dann analysiert und priorisiert man sie und letztendlich kommt es darauf an, Maßnahmen zu ergreifen, die den Projekterfolg fördern.
4. Der menschliche Faktor
Ein oft unterschätztes, aber wesentliches Muster in Projekten sind menschliche Schwächen. Menschen mit speziellen förderlichen oder negativen Eigenschaften sind in jedem Projekt zu finden. Der Umgang mit diesen menschlichen Aspekten erfordert Empathie, Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konflikte zu managen. Wer weiß, wie man mit einem übermotivierten oder einem schlampigen Mitarbeiter zusammenarbeiten kann, hat schon viel gewonnen. Diese Muster von persönlichen Eigenschaften wiederholen sich immer wieder. Wer dies erkennt und Lösungen bereithält, wird sinnvoller reagieren und ein positives Arbeitsumfeld schaffen können.
5. Zeit‑, Budget- und Ressourcenknappheit
Projekte sind selten mit unbegrenzten Ressourcen gesegnet. Zeitdruck, begrenzte finanzielle Mittel und Ressourcenmangel sind allgegenwärtig. Das Erkennen dieses Musters bzw. dieses allgegenwärtigen Problems hilft, die Nerven zu schonen, frühzeitig zu priorisieren und sicherzustellen, dass die knappen Ressourcen effizient genutzt werden.
6. Kreativität und Innovation
Jedes Projekt erfordert in gewissem Maße kreative Lösungen, um Probleme zu bewältigen und Ziele zu finden. Es gibt eine ganze Reihe von Kreativitätsmethoden, die auf unterschiedlichste Situationen angewendet werden können. Wichtig ist es zu erkennen, wo Kreativität gefordert ist, und dann entsprechende Techniken einzusetzen. Dies ist beispielsweise häufig bei neuartigen Aufgabenstellungen oder Konflikten der Fall.
Sicher gibt es im konkreten Projekt noch vielfältige andere Muster, die genutzt werden können.
Nutzen der Mustererkennung
Mustererkennung kann maßgeblich die Effizienz im Projektmanagement steigern. Indem ähnliche Herausforderungen, Prozesse und Strukturen in verschiedenen Projekten oder Projektsituationen erkannt werden, können Manager ihre Entscheidungen auf bewährte Praktiken stützen, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen. Dies führt zu folgenden Vorteilen:
- Schnellere Entscheidungsfindung: Wenn ein Muster erkannt wird, können Entscheidungen auf Grundlage vergangener Erfahrungen getroffen werden, was die Entscheidungsprozesse beschleunigt.
- Verminderung von Fehlern: Da ähnliche Fehler oft auf die gleiche Weise gelöst werden können, reduziert das Erkennen von Mustern die Wahrscheinlichkeit, bekannte Fehler zu wiederholen bzw. Fehler schneller zu beseitigen. Das gleiche gilt für Probleme.
- Effizientere Nutzung von Ressourcen: Indem Projektmanager auf bewährte Methoden zurückgreifen, vermeiden sie übermäßigen Ressourcenverbrauch und arbeiten gezielter an der Erledigung ihrer Aufgaben.
- Bessere Zusammenarbeit im Team: Wenn Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis für die wiederkehrenden Muster im Projekt haben, kann die Zusammenarbeit effizienter gestaltet werden, da alle nach bewährten Grundprinzipien arbeiten.
Zusammenfassung zum Thema Muster
Mustererkennung im Projektmanagement ist ein kraftvolles Werkzeug, um Komplexität zu reduzieren und Effizienz zu steigern. Indem Manager wiederkehrende Muster erkennen und anwenden, können sie Projekte auf verschiedenen Ebenen effizienter planen, delegieren, Risiken managen und die begrenzten Ressourcen optimal nutzen. Es ermöglicht eine systematische und erprobte Herangehensweise, die sich in verschiedenen Projekten und Programmen als erfolgreich erwiesen hat. In einer Welt, in der Projekte immer komplexer werden und Ressourcenknappheit allgegenwärtig ist, ist die Fähigkeit, Muster zu erkennen und darauf basierend Entscheidungen zu treffen, ein entscheidender Faktor für den Erfolg.
Die Projektmanagement Leitlinien ISO21500 basieren auf der Darstellung der Projektmanagement Prozesse und Praktiken, die für alle Arten von Projekten Gültigkeit haben. Diese international gültigen „Projekt-Management-Muster“ sollten jeder kennen und nutzen.
