Fachbegriffe spielen in jeder Branche eine entscheidende Rolle, um klare und eindeutige Kommunikation zu gewährleisten. In diesem Blogbeitrag möchte ich die Relevanz und die Herausforderungen der Fachbegriffe im Projektmanagement beleuchten und diskutieren, wie es hiermit in der Praxis ausschaut.
Fachbegriffe dienen dazu, komplexe Sachverhalte eindeutig und ohne Missverständnisse zu beschreiben. Stellen Sie sich vor, ein Projektteam diskutiert über den Projektfortschritt, jeder hat aber von einem „Meilenstein“ oder einem „Arbeitspaket“ eine andere Vorstellung. Vor kurzem sollte ich einem Teilnehmer eines Seminares erklären, wo der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Projektleiter liegt. Wie soll ich alle wichtigen Stakeholder eines Projektes identifizieren, wenn ich überhaupt nicht weiß, was Stakeholder sind?
Fachbegriffe: Unverzichtbar für präzise Kommunikation
Schwierig wird es, wenn man klassisches und agiles Projektmanagement nebeneinanderstellt. Begriffe wie Auftraggeber, Sponsor und Projektleiter gibt es in Vorgehensmodellen wie Scrum nicht. Hier spricht man vom Product Owner, Entwicklungsteam und Scrum-Master. Wehe, wenn man versucht, einen Product Owner als Synonym für Auftraggeber oder gar den Scrum-Master als eine Art Servant Leader oder Projektleiter zu interpretieren. Darf man das überhaupt?
Einheitliche Definitionen im Projektmanagement
Internationale Standardisierungsorganisationen wie die ISO oder in Deutschland die DIN stellen sich der Aufgabe, Fachbegriffe eindeutig festzulegen. In der Normenreihe ISO 21500 zum Projektmanagement wird noch in 2024 ein Glossar verabschiedet. In der Vorabversion werden rund 100 zentral definierte Begriffe definiert. Bereits seit 2009 gibt es die nationale Normen DIN 69901–5, die 110 relevante Begriffe definiert. Zu hoffen ist, dass beide Glossare in Zukunft zusammengeführt werden.
Die Vielfalt der Glossare und Begriffsverwirrung
Wer im Internet nach Glossaren zum Thema Projektmanagement sucht, stößt auf eine Unmenge an Angeboten. Wir haben mehr als 20 solcher Glossare gefunden und analysiert. Eine Website enthält sogar über 1.000 Begriffe. Im Vergleich dazu listet Openproject.org lediglich 50 Begriffe in ihrem Glossar auf. Viele dieser Glossare enthalten Begriffe, die als Synonyme verwendbar sind, sich teilweise überschneiden, irrelevant, trivial, kaum genutzt oder unterschiedlich definiert sind.
Die schiere Anzahl an Fachbegriffen führt dabei nicht zu mehr Klarheit, sondern zu zusätzlicher Verwirrung.
Klassische und agile Verfahren
Ein weiteres Problem für die Vereinheitlichung von Begriffen im Projektmanagement entsteht durch die Anbieter und Organisationen, die eigene Standards etablieren und vermarkten möchten. Insbesondere agile Verfahren wie Scrum, Kanban oder Extreme Programming (XP) bringen ihre eigenen Begrifflichkeiten mit. Dies geschieht entweder bewusst, um sich von klassischen Methoden abzugrenzen, oder aus Unkenntnis bereits etablierter Begriffe.
Das Ergebnis: Anstatt eine gemeinsame Sprache im Projektmanagement zu fördern, entstehen neue Begriffskonflikte. Projektmitglieder diskutieren dann darüber, ob eine „Spezifikation“ mit einer „User Story“ vergleichbar ist, ob ein Lessons Learned Meeting auch Retrospektive genannt werden darf oder wo der Unterschied zwischen einer Liste von Arbeitspaketen und einem Backlog liegt. Solche Debatten erschweren die Zusammenarbeit, kosten viel Zeit und führen zu manch überflüssiger Diskussion oder sogar Konflikten.
Ein gemeinsames Glossar als Lösung
Um dem entgegenzuwirken, haben wir aus über 20 analysierten Glossaren ein praxisnahes und umfassendes Glossar auf ISO21500.de erstellt. Dieses Glossar vereint die offiziellen Begriffe der ISO und DIN-Normen und berücksichtigt gleichzeitig die gängigen Begriffe aus klassischem und agilem Projektmanagement. Ziel ist es, eine konsistente und praxisnahe Begriffswelt darzustellen, die alle Methoden abdeckt und in der Praxis von Projektmanagern genutzt werden kann.
Grundlegende Begriffe
Besonders wichtig erscheinen die Begriffe für
- Die Rollen von handelnden Personen wie Auftraggeber, Projektleiter, Teammitarbeiter, Projektassistent sowie insgesamt die Stakeholder
- Projektaufteilungen in Projektphasen oder Projektsprints
- die einzelnen Prozessgruppen, die da sind: Projekt-Initiierung, ‑Planung, ‑Durchführung, ‑Controlling, ‑Abschluss
- die Themengebiete, die es zu managen gilt und die auch als Praktik bezeichnet werden: Inhalt, Zeit, Kosten, Ressourcen, Stakeholder, Risiko, Qualität, Beschaffung, Kommunikation und Integration
- die Projektmanagement-Unterlagen wie Projektauftrag, Pläne, Arbeitsaufträge, Fortschrittsbericht, Änderungsaufträge und Abschlussbericht
- Meetings wie Kickoff, turnusmäßig Abstimmungen, Retrospektive, Reviews, Abnahme
Mit 30 bis 40 Begriffen kann man also die wesentlichen Elemente des Projektmanagements beschreiben. Hinzu kommen dann Begriffe aus bekannten Methoden und Tools wie Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm, Risiko-Register, RACI-Matrix etc.
Status und Empfehlungen
Fachbegriffe im Projektmanagement sind eigentlich unerlässlich, um eine klare und effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Doch die Vielzahl an Standards, eingefahrene Begriffe in Unternehmen sowie die Einführung immer neuer Begrifflichkeiten vor allem durch neue Methoden und Tools machen dies fast unmöglich.
Zwei Ansätze erscheinen zielführend:
- Ein ISO-Glossar, das international anerkannt ist. Hier kann allerdings die kommende ISO 21506 nur ein erster Wurf sein, da Wesentliches und Unwesentliches sowie die agile Begriffswelt nur unzureichend ausgeleuchtet sind.
- Ein Grundverständnis bei den handelnden Personen, die die übergreifenden Grundstrukturen des Projektmanagements verstehen – auch wenn die Begriffe nicht eindeutig geklärt sind.
Die Leitlinien der ISO21500er Serie und das Glossar unter ISO21500.de/Glossar wird für beide Ansätze sehr hilfreich sein.
Insgesamt sind die ISO21500er Projektmanagement Leitlinien sicher der beste Ansatz, Klarheit über das Projektmanagement zu schaffen. In ISO21500.de sind die wesentlichen Informationen hierzu dargestellt.
