Nennen wir das Beispiel Unternehmen Müller Röntgen. Es produziert Röntgen Apparate, die unter anderem an Flughäfen zur Sicherheitsprüfung bei Reisenden eingesetzt werden.
Nachdem sich das Angebot von Müller Röntgen immer mehr vom reinen Produktvertrieb hin zu individuellen komplexen Systemen entwickelt, wird das Projektmanagement zunehmend zum Erfolgsfaktor. Mittlerweile werden jährlich über 100 Kundenaufträge in Projektform durchgeführt.
Verbesserung im Projektmangement – am Anfang erst einmal eine Schulung
Ein Mitarbeiter der Forschungs- und Entwicklungsabteilung von Müller Röntgen nahm im Jahr 2011 an einem offenen Projektmanagement Seminar teil. Aus diesem Kontakt entstand der Auftrag, Führungskräfte aus der Produktion in mehreren Trainings gemeinsam auf das zentral verordnete Veränderungsprogramm „Lean Mangement in der Produktion“ vorzubereiten. 2012 wurde dann der Bereich Entwicklung beim Aufbau von Methodenkompetenz im Projektmanagement durch Trainings unterstützt. Hier wurde zunächst eine Inhouse Schulungsmaßnahme nach PMI durchgeführt. PMI ist der weltführende Projektmanagement Standard, ISO 21500 kann als PMI Light gesehen werden.
So oder so ähnlich wird es in manch anderen Unternehmen gehen, wenn Projektmanagement Methoden eingeführt werden sollen. Ein Seminarunternehmen wird gute Dienste erbringen, eine tolle Schulung durchführen und das war es dann.
Projektmanagement Einführung – ein Herausforderung auf vielen Ebenen
Aber während sich Mitarbeiter über eine Schulung freuen mögen und damit das Thema für sie erledigt ist, muss sich die Unternehmensleitung fragen, ob nun die Projekte automatisch besser laufen. Die Antwort ist nein.
Zu viel sind die Mitarbeiter noch in den alten Gewohnheiten verhaftet. Handbücher und Tools, laufende Projektarbeiten und Dokumentationen, Kenntnisse der Führungskräfte – alles gehorcht noch der alten Welt, einem Projektmanagement Marke Eigenbau. Das bisherige Projekt Vorgehen wird fortleben oder nach kurzer Schulungseuphorie wieder die Oberhand gewinnen.
Damit wird eine PM, PMI oder ISO 21500 Schulung verpuffen – oder zumindest nicht das Potential freisetzen, dass in einem verbesserten Projektmanagement steckt. Auch wird ein noch so gutes Schulungsunternehmen überfordert sein, den Weg in eine effiziente standardisierte Projektarbeit umfassen zu unterstützend. Zu vielfältig sind die Aufgaben, die es sinnvollerweise anzupacken gilt.
Aber selbst wenn das Top Management, wie im Falle Müller Röntgen, kein großes Project Management Improvement Programm genehmigt, so können doch mit den richtigen Keyplayern und Sponsoren die Dinge Step by Step weiter vorangetrieben werden. Vor allem die Bereichleiter für Projekte und Personalentwicklung sind hier wichtige Stützen einer solchen Vorgehensweise.
Kleine isolierte Aufträge wurden bei Müller Röntgen unter dem Ansinnen des Beraters, dem Kunden wirklich zu helfen, so verknüpft, dass sie das Projektmanagement Improvement spürbar unterstützten.
Einzelmaßnahmen – der Baukasten für den PM Changeprozess
Es ist eine alte Weisheit, dass man Veränderungen vom Kopf her treiben soll, sprich vom Chefposten aus. Bei Müller Röntgen wurden daher verschiedene Beratungen und Coachings für die Bereichsleiter , wo die meisten Projekte laufen, organisiert. Hierbei wurden Verhaltensweisen des Managers genauso diskutiert, wie die interne Organisation der Projektbereiche.
Parallel hat man mehrere Projektleitungen in die Hände von Profis aus Beratungsunternehmen übertragen, die im operativen Tagesgeschäft die Mannschaft entlasten und das Projektmanagement vorleben konnten.
Next Steps – weitere Ziele einer Hidden Agenda
Die Einrichtung eines zentralen PMOs ist geplant, genauso wie ein überarbeitetes knapp gehaltenes Projektmanagement Handbuch.
Resume
Soll ein Quantensprung im Projektmanagement erreicht werden, so ist eine Ausbildungsmaßnahme sicher zu wenig. Vielmehr ist ein ganzes Bündel von Maßnahmen notwendig, um den notwendigen Change Prozess zielführend zu gestalten.
Auch wenn hierfür keine Vorstandsentscheidung zu erhalten und kein größeres Budget genehmigt ist, können doch über koordinierte Einzelmaßnahmen schöne Erfolge erzielt werden.
Hierbei ist ein externer Partner mit breiter Kompetenzbasis äußerst hilfreich. Dieser kann dann aus dem Wunsch, seinem Kunden nachhaltig zu helfen, und aus eigenem Geschäftsinteresse an mehr Umsatz einen Teil der notwendigen Maßnahmen mit initiieren, koordinieren, planen und vorantreiben. Eine echte win-win-Situation entsteht.
