Im Projektmanagement, das in der Leitlinie ISO 21500 eine Normierung erfahren hat, gibt es 10 Gestaltungsbereiche. Dies sind besonders wichtige Themen, die in Projekten, aber auch der Alltagsarbeit, Freizeit und Familie zu beachten sind. Zeit und Zeitmanagement ist eines dieser Themen. Nachfolgend habe ich 10 persönliche Tipps hierzu aufgeführt:
Lohnenswertes Ziel setzen
Wenn wir unser Zeitmanagement optimieren wollen, so müssen wir zunächst klar erkennen, warum wir dies tun wollen. Möchten wir unsere Arbeit um 20 % schneller erledigen? Möchten wir mehr Zeit haben, um noch mehr zu arbeiten? Möchten wir weniger Überstunden machen, um mehr Zeit für die Familie zu haben? Möchten wir in den Urlaub fahren können, ohne zu viel Arbeit unerledigt zu lassen? Geben wir uns für ein verbessertes Zeitmanagement ein klares Ziel vor, z.B. mit Hilfe der SMART Formel. So können wir dieses Zeitziel ansteuern und messen, ob und wie wir unser Ziel erreichen.
Persönliche Tool Umgebung PIM
Für das Zeitmanagement ist eine technische Unterstützung auf Smartphone und PC notwendig. Zwar gilt immer noch „A fool with a tool, still a fool“. Aber ohne eine Transparenz der Aufgaben, sowie der zeitlichen Einplanung geht viel Effizienz verloren. Daher sollte jeder ein persönliches Informations- und Zeitmanagement System (PIM) einsetzen. Dies kann z.B. auf Basis von Systemen wie Outlook erfolgen. Auch ein Zusammenbauen aus einzelnen Anwendungen und APPS ist denkbar. Dies hat aber den Nachteil, dass die Schnittstellen immer individuell zu klären sind. Wichtig ist, dass die Programme langfristig und erfolgreich auf dem Markt sein sollten, denn ein PIM wird man nicht alle 5 Jahre erneuern wollen. Ich habe mir mein PIM über eine einfache Excel Tabelle schon in den 90er Jahren konzipiert und angelegt. In 2019 habe ich es dann runderneuert und als ein Angebot in meinen Webshop „Travel-all-stars.com“ gestellt. Zu finden ist es unter dem Produktnamen „Zeitman“.
Disziplin
Das Zeitmanagement bedarf einer soliden persönlichen Grundeinstellung basierend auf Selbstdisziplin. Wer in den Tag hinein lebt, keinerlei Planung betreibt, keine Ziele hat, der wird sich mit Managementthemen wie der Zeitplanung schwer tun. Diszipliniert sein heißt in diesem Zusammenhang: fokussiert sein auf eine effektive Nutzung von Zeit zur Erreichung von Zielen. Disziplin heißt auch: sensibel mit der eigenen Zeit und der Zeit von Fremden umzugehen. Wir sollten Pünktlichkeit schätzen und vorleben. Wir sollten unsere Redebeiträge in Meetings kurz halten. Wir sollten Arbeitsaufträge pünktlich abliefern. Wir sollten insgesamt Termine einhalten.
Zeitbedarf Schätzung
Zum Management gehört Planung. Zur Planung gehört das Einschätzen des Zeitbedarfs. Wenn wir also Zeitmanagement betreiben wollen, so müssen wir zu unseren Arbeitsaufträgen die Zeit für die Erledigung einschätzen können. Dieses kann sehr rudimentär und fehlerhaft sein, denn Schätzung ist immer mit Ungenauigkeit und Unsicherheit belastet. Auf Dauer werden wir jedoch bei entsprechender Übung immer bessere Schätzungen erhalten. Wichtig ist, überhaupt erst einmal mit dem Thema anzufangen. Dazu braucht man nicht auf große Projekte zu warten, sondern kann anhand kleiner Aufgaben und Themen mit dem Schätzen beginnen zu üben.
Vermeidung von zuviel Parallelarbeit
An verschiedenen Dingen gleichzeitig arbeiten zu können, gilt für viele Menschen als besonders effizient und werthaltig. Computer, die plötzlich multitaskingfähig waren, galten in den 70er Jahren als große Innovation. Wie man aber wohl leicht einsehen kann, benötigt es bei der Umschaltung zwischen den Aufgaben jeweils eigener Rüstzeiten. Diese können bei häufigem hin und her Switchen schnell zehn und mehr Prozent der Zeit verschlingen. Auch leiden die Fertigstellungszeiten einzelner Tasks unter der Parallelarbeit. Erledigen wir beispielsweise 3 gleichlange Aufgaben hintereinander, so sind zwei Aufgaben früher fertig, als wenn wir alles parallel machen. Denke es einmal durch mit drei Aufgaben, die jeweils eine Nettoarbeitszeit von 5 Tagen haben. Möchtest Du alle Aufgaben nach 3 Wochen gleichzeitig fertig haben? Oder ist es besser die erste nach einer Woche, die zweite nach der zweiten Woche und die dritte nach 3 Wochen abzuliefern.
Erledigung wichtiger Dinge zuerst
Werden an jedem Tag die wichtigen Dinge zuerst erledigt, so wird jeder Tag ein Erfolgstag. Die Erledigung wichtiger Dinge ist motivierend und setzen uns für den Rest des Tages in einen positiven Flow. Diesen können wir für die restlichen Erledigungen des Tages gut nutzen. Ein bekanntes Bild können wir ebenfalls für diese Vorgehensweise und deren Sinnhaftigkeit heranziehen. Fülle ein leeres Glas zunächst dreiviertel voll mit Sand. Die Körner sind symbolhaft die unwichtigen Dinge. Dann packe noch einige Kieselsteine hinzu. Das sind die wichtigen Dinge. Es werden wohl aber nicht mehr viele hineinpassen. Nun gehe den umgekehrten Weg. Gib erst Deine Kieselsteine in das leere Glas. Alle gehen hinein. Und nun kannst Du den Sand noch gut hineingießen. Alles wir Platz finden.
Nutzung von Zeitfenstern
Arbeit füllt die Zeit aus – lautet ein nachgewiesenes Gesetzt. Wenn wir also mehrere Stunden für eine Aufgabe einplanen, so werden wir diese Zeit auch benötigen. Setzen wir uns dagegen ein Zeitfenster von nur einer Stunde, so werden wir üblicherweise auch in einer Stunde fertig sein. Das Ergebnis wird dabei nicht wesentlich schlechter ausfallen. Das Pareto-Prinzip besagt nämlich, dass 80% der Qualität oder der Ergebnisse in 20% der Zeit erreicht werden. Zu empfehlen ist also, ein Zeitfenster für eine Aufgabe vorzugeben, das knapp aber realistisch bemessen ist. Auf keinen Fall sollte man sich vorab selbst einen unnötig großen Puffer einplanen. Dieser wird auf jeden Fall verpuffen und wichtige Zeitreserven auffressen.
Störungen vermeiden, Neugierde herunterfahren
Störungen, Interrupts, Wechsel sind für eine zügige Bearbeitung von Aufgaben schädlich. Sich immer wieder in ein Thema hineinzudenken, kostet Zeit und Kraft. Daher ist es gut, sich ein wenig abzuschirmen, Besucher oder Telefonate abzublocken. Die genannte Selbstdisziplin sollte darauf achten, dass wir selbst bei der Sache bleiben und nicht geradezu darauf warten, dass wir abgelenkt werden. Manche Menschen springen gerade zu auf jedes Signal von einer neuen Mail, Message, Whatsup oder News. Vor lauter Neugierde etwas zu verpassen, kommen sie nicht zu einem ungestörten Arbeiten und damit auch nicht zu einer effizienten Erledigung. Zu Empfehlen ist dagegen, gleichartige Themen und Aufgaben zusammenzulegen: Mails und Telefonate im Block zu erledigen, Gesprächsthemen für ein Mitarbeitergespräch zu sammeln, einen Einkaufszettel zu schreiben und dann alles in einem besorgen.
Ausreichende Zeit für Ungeplantes einplanen
Eine Planung ist wichtig, auch wenn sie, wie wir alle wissen, niemals komplett einzuhalten ist. Dazu ist das Leben zu dynamisch und zu unvorhersehbar. Wir müssen uns also auf Ungeplantes einstellen. Hierzu ist Zeit notwendig. Ist sie vorhanden, so wird uns nicht das ungute Gefühl beschleichen, dass wir unsere Ziele und Planungen nicht einhalten. Wir sind auf die Realität vorbereitet. Wir wissen, dass wir Zeit für andere benötigen, die kurzfristig ein Anliegen an uns haben. Die Prozentzahl, wieviel Zeit für ungeplantes benötigt wird, ist sicher individuell verschieden. Sie bewegt sich aber auf jeden Fall oberhalb von 20%. Wichtig ist, dass wir uns überhaupt mit dem Thema Geplantes zu Ungeplantem beschäftigen und es in eine sinnvolle Balance bringen.
Verhaltensänderungen mit langem Atem
Unser Zeitmanagement basiert auf eingefahrenen Mustern, Wegen und Routinen. Wollen wir unser Zeitmanagement verbessern, so müssen wir unser Verhalten verändern. Dies bedarf einem langen Atem. Sie ist nur mit viel Einsicht, Disziplin und Übung möglich. Um die Chancen einer nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements zu erhöhen, ist eine motivierende Zielsetzung die Basis. Die Eigenkontrolle und das Selbstmanagement sind gefordert – hierzu können Aufschreibungen, Tools, festgelegte Reflektionen und Kontrollen helfen. Entscheidend wird die Priorität sein, die die Zeit für uns im Leben spielt. Diese Priorität müsste sehr hoch sein – denn unsere Zeit im Leben ist begrenzt und niemand weiß, wann sie endet.
Viele Erfolge und eine effiziente Nutzung der Zeit wünscht
Norbert Daehne
Anmerkung: auf meiner Website travel-all-stars.com habe ich mehr zum Thema Ziele setzen und erreichen. Genau dabei möchte ich Unternehmen und Mitmenschen mit meinem Background als Manager und Projekt Coach helfen: Träume in konkrete Ziele zu überführen und dann diese auch erfolgreich umzusetzen.
