Projekte müssen managt werden. Was aber heißt Projektmanagement genau?
Aus einer Prozesssichtweise heraus kann man Management mit dem Deming Kreislauf gut beschreiben. Dieser besteht aus den Teilen Plan, Do, Check und Act.
Wenn du ein Projekt Ziel bzw. einen Projektauftrag angenommen hast, gilt es, den Weg zum Ziel zu beschreiben, also zu planen. Dies ist im Deming Kreislauf das PLAN. Anschließend ist das Projektteam im Tagesgeschäft zu koordinieren, zu steuern und in vielen kleinen Situationen auf das Ziel auszurichten. Dies ist der zweite Teil, das DO. Permanent oder auch zu speziellen Zeitpunkten ist ein Abgleich herzustellen zwischen dem Plan und dem tatsächlichen Standpunkt. Dieses Controlling bzw. CHECK erkennt die Planabweichungen und bietet die Möglichkeit der Gegensteuerung bzw. Neuplanung. Im vierten Segment des Deming Kreislaufes, dem ACT werden Rückschlüsse aus den Planabweichungen gezogen und überlegt, wie man insgesamt die Projektarbeit verbessern kann. Ich verbinde dies gerne mit einer Retrospektive bzw. dem Lessons Learned.
Doch über Prozesse allein definiert sich das Projektmanagement nicht. Insbesondere kommen die Menschen mit ihren Vorstellungen und Eigenarten zu kurz. Ich bezeichne das Projektmanagement gerne als Führung. Auch wenn dieser Begriff gerade in der deutschen Geschichte wegen der Hitlerzeit verbrannt ist, beinhaltet er doch alle wesentlichen Elemente eines erfolgreichen Projektmanagements.
Eine dritte Definition stammt von mir selbst und beruht auf der Erfahrung mit vielen jungen Projektleitern. Sie realisieren nicht, dass Projektmanagement immer auch eine Mangelverwaltung ist. Projektmanagement ist stets das Leben mit Qualitätsproblemen, nicht ausreichender Zeit und unzureichendem Budget. Dem Projektmanagement muss es gelingen, trotz dieser Mängel das Projekt Ziel zu erreichen. Meine Spaßdefinition von Projektmanagement lautet also: Mangelverwaltung.
Projektarbeit ist Teamarbeit, zumindest wenn es sich um größere Projekte handelt. Dabei wäre es schön, wenn auch das Projektmanagement auf viele Schultern verteilt werden könnte. Trägt das gesamte Projektteam die Zielsetzung und Vorgehensweise des Projektes in vollen Zügen mit, so wird sicher das Projektmanagement deutlich einfacher. Beim agilen Projektmanagement nach Scrum kommt man bekanntlich in kleineren Projekten in einem Team von bis zu 9 Personen ohne dedizierten Projektleiter aus. Dies zeigt, dass viele Menschen gerne auf Augenhöhe miteinander arbeiten, ohne das einzelne Personen als Führungskraft herausgehoben werden. Involvieren wir also das gesamte Team in Projektmanagementaufgaben.
Dies kann geschehen durch gemeinsame Planungs- und Schätzrunden, durch eine transparente Aufteilung der Arbeitspakete und deren Zuordnung auf Mitarbeiter nach dem Pull Prinzip. Hat ein Mitarbeiter ein Arbeitspaket übernommen, so kann er dieses als sein kleines Projekt sehen und dieses mit den Möglichkeiten des Projektmanagements steuern. Er wird seine Arbeiten ein wenig planen und von Zeit zu Zeit ein Controlling durchführen. Er wird seine Zeiten managen und den Aufwand im Blick haben. Wenn jeder für sein Arbeitspaket ein kleiner Projektmanager ist, so wird aus den kleinen Anteilen eine große Unterstützung für das Gesamtprojekt.
Neben den Elementen des Projektmanagements, die jeder im Projekt für seinen Arbeitsbereich nutzen kann, wird es vor allem auf die grundsätzliche Einstellung, gerne auch Mindset genannt, ankommen. Jeder im Team sollte das Ziel des Projektes klar vor Augen haben und sich darauf fokussieren. Da Projekte in Neuland gehen und sich mit Neuem beschäftigen, ist ein gewisser Mut notwendig und es müssen hierbei auch Fehler erlaubt sein. In der Teamarbeit ist es notwendig, Schwierigkeiten und Fehler gemeinsam zu beheben, keine Menschen dabei in die Ecke zu stellen und auf Augenhöhe miteinander zu kommunizieren.
Zusammenfassend möchte ich die Eckpfeiler des Projektmanagements nochmals benennen. Um das Projektziel zu erreichen sind Logik und Empathie gefragt. Projektmanagement ist als Teamarbeit zu gestalten. Führung und Selbstmanagement ist von jedem Team Mitglied erforderlich.
